Cómo gestionar las bajas médicas en Reges-Online?

Con la entrada en vigor de la HG nr. 295/2025, el nuevo sistema Reges-Online incorpora obligaciones adicionales para los empleadores, entre ellas la transmisión de los datos relativos a las bajas médicas que suspenden el contrato individual de trabajo. Este cambio plantea dudas relevantes para las empresas que todavía utilizan Revisal y no han completado la migración a la plataforma digital actualizada.

Qué establece la HG nr. 295/2025 sobre las bajas médicas

A partir del 31 de marzo de 2025, fecha de publicación de la resolución del Gobierno en el Boletín Oficial, los empleadores que trabajan con Reges-Online tienen la obligación legal de registrar en el sistema las suspensiones contractuales por motivos médicos en un plazo de tres días laborables desde la fecha en que la baja médica se registra ante el empleador.

La novedad supone un cambio claro respecto del antiguo sistema Revisal, regulado por la HG nr. 905/2017, que no exigía la comunicación de las bajas médicas en el registro general de empleados. En la práctica, esto obliga a revisar los procedimientos internos de personal y nómina para que la información médica que afecta al contrato se introduzca a tiempo en la plataforma correcta.

Periodo de transición: de marzo a septiembre de 2025

Aunque la HG nr. 295/2025 ya es aplicable, los empleadores disponen de una fase de transición de seis meses, hasta el 30 de septiembre de 2025, para incorporarse a Reges-Online. Durante ese intervalo, la HG nr. 905/2017 sigue produciendo efectos para quienes decidan continuar temporalmente con Revisal.

Este periodo no debe interpretarse como una suspensión general de las nuevas reglas, sino como un margen para adaptar los procesos internos, preparar la carga de datos y completar el cambio de sistema sin comprometer la gestión diaria de personal.

Qué ocurre con las bajas médicas anteriores a la incorporación a Reges-Online

Una de las dudas más habituales es si deben comunicarse en Reges-Online las bajas médicas correspondientes al periodo comprendido entre el 31 de marzo y la fecha de incorporación efectiva al nuevo sistema.

La respuesta es no. Hasta el momento de la incorporación, los empleadores siguen sujetos a lo previsto en la HG nr. 905/2017, que no obliga a registrar estas bajas. Una vez realizado el paso a Reges-Online, sí deben aplicarse las nuevas obligaciones, pero no existe deber de comunicar con carácter retroactivo las bajas médicas anteriores a la inscripción en la plataforma.

Esta interpretación coincide con la posición oficial de la Inspecția Muncii, expresada en un evento reciente dedicado precisamente al funcionamiento del nuevo sistema. En términos prácticos, la transición no reescribe lo ocurrido antes de la migración: cada periodo debe analizarse según la normativa que estaba vigente en ese momento.

Cómo actuar con las bajas médicas en curso

En el caso de las bajas médicas que siguen activas en el momento de la incorporación, aunque hayan comenzado antes, la recomendación de la Inspecția Muncii es que el empleador las registre en Reges-Online. Esto resulta especialmente relevante cuando una misma baja se articula en varios episodios o se prolonga sucesivamente: si la incorporación al nuevo sistema se produce entre uno y otro episodio, cada tramo que siga vigente debe quedar reflejado en la plataforma.

La clave está en distinguir entre bajas cerradas antes de la migración y procesos todavía abiertos. En estos últimos, el registro en Reges-Online permite mantener la trazabilidad administrativa del contrato suspendido y alinear la información laboral con la que maneja el área de nómina.

Qué sanciones pueden aplicarse si no se respetan los plazos

El incumplimiento de la obligación de comunicar las suspensiones dentro del plazo de 3 días laborables se sanciona con una multa de entre 3.000 y 5.000 lei por cada situación de incumplimiento.

Más allá de la cuantía de la sanción, el riesgo real para la empresa está en acumular incidencias por una gestión interna desordenada. Por ello, conviene que recursos humanos y payroll establezcan un circuito claro para recibir la información médica, validarla y trasladarla al registro electrónico dentro del plazo exigido.

Cómo preparar la adaptación interna

La transición a Reges-Online no consiste solo en cambiar de herramienta, sino en revisar el modo en que se documentan y registran las suspensiones de contrato. Para los equipos de recursos humanos y los especialistas en payroll, esto implica alinear el registro administrativo con el tratamiento salarial de cada baja, de modo que la información que entra en el sistema coincida con la que se usa para calcular prestaciones, ausencias y periodos de suspensión.

También es recomendable revisar los flujos de comunicación entre departamentos. Si la empresa detecta una baja médica, la notificación interna debe llegar con suficiente rapidez al equipo responsable del registro, especialmente en organizaciones con varias sedes o con procesos descentralizados. Cuanto más claro sea el circuito, menor será el margen de error en el cómputo del plazo de tres días laborables.

En este contexto, la adopción de procedimientos homogéneos ayuda a evitar diferencias de criterio entre gestores, a reducir registros duplicados o tardíos y a garantizar que el paso a Reges-Online no genere incidencias adicionales. La adaptación, en definitiva, exige coordinación entre la documentación laboral, el sistema de nómina y el cumplimiento normativo.

Resumen práctico para los empleadores

• Desde el 31 de marzo de 2025, Reges-Online exige registrar las suspensiones por baja médica en tres días laborables.
• Hasta el 30 de septiembre de 2025 existe un periodo de transición para completar la incorporación al nuevo sistema.
• Las bajas médicas anteriores a la incorporación no deben registrarse con carácter retroactivo.
• Las bajas que sigan en curso al momento de la migración deben reflejarse en Reges-Online, según la recomendación de la Inspecția Muncii.
• El incumplimiento del plazo puede dar lugar a una multa de entre 3.000 y 5.000 lei por cada caso.

La gestión correcta de las bajas médicas en Reges-Online exige una lectura precisa de la norma y una organización interna capaz de responder a los plazos legales. Para las empresas, el reto no está solo en cumplir, sino en hacerlo de forma ordenada, coherente y sin trasladar al sistema datos que la normativa no exige retroactivamente.

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